Digitalizácia a automatizácia účtovníctva: 5 krokov, ako ho dostať do 21. storočia

Účtovníctvo ako v minulom storočí

V mnohých firmách vyzerá účtovníctvo rovnako ako pred tridsiatimi rokmi. Papier len čiastočne nahradil Excel a e-mail:

• bločky sa zbierajú v peňaženke a raz mesačne putujú v obálke či krabici k účtovníčke – časť sa stratí, časť vybledne,
• faktúry chodia e-mailom v PDF a niekto ich údaj po údaji prepisuje do účtovného programu,
• výpisy z banky sa sťahujú a posielajú ručne, platby sa s faktúrami párujú podľa variabilného symbolu,
• schválenie faktúry znamená podpis na papieri alebo e-mail „môžeš zaplatiť“,
• objednávky a faktúry z e-shopu sa do účtovníctva importujú alebo prepisujú,
• majiteľ vidí výsledky až po uzávierke, keď sa už nedá nič zmeniť.

Nie je to chyba ľudí, ale procesu. Každý ručný krok stojí čas, vnáša chyby a spomaľuje informácie, podľa ktorých sa vo firme rozhoduje. Od 1. 1. 2027 navyše prichádza povinná e-faktúra. Je to vhodný moment usporiadať celé spracovanie dokladov, nielen faktúr.

Päť krokov do 21. storočia

Postup sme rozdelili do piatich krokov, ktoré na seba nadväzujú. Každý stavia na tom predchádzajúcom:

Nemusíte robiť všetko naraz. Každý krok prináša úžitok sám o sebe a ďalšie sa dajú pridať neskôr.

1. krok: Účtovný softvér v cloude alebo s API

Základom je účtovný softvér, ktorý sa dá prepojiť s okolím. Program nainštalovaný na jednom počítači v kancelárii, do ktorého sa dá dostať len cez obrazovku, automatizáciu ďalej nepustí. Preto ako prvé spolu s vami vyberieme vhodný softvér, alebo upravíme ten, ktorý už máte. Rozhodujú dve vlastnosti:

• Cloud – k účtovníctvu sa dostanete odkiaľkoľvek, firma aj účtovník pracujú v tých istých dátach a nikto si neposiela zálohy databázy.
• API – rozhranie, cez ktoré si softvér vymieňa dáta s inými aplikáciami: s Doklado, bankou, e-shopom, skladom či reportingom. Bez API sa každý údaj musí niekde prepísať alebo importovať.

Ideálne je mať oboje. Stačí však aj API – aj softvér na vlastnom serveri sa dá automatizovať, ak má dobré rozhranie.

Na čo sa pozrieť pri výbere

Špecializujeme sa na ABRA Flexi

ABRA Flexi je ekonomický systém, ktorý beží v cloude aj na vlastnom serveri a má kompletné REST API. Sprístupňuje cez neho 251 evidencií – od faktúr cez banku a sklad až po objednávky. Preto naň vieme napojiť takmer čokoľvek. Aby sa s ním dobre pracovalo aj iným vývojárom, pripravili sme verejnú dokumentáciu ABRA Flexi REST API so Swagger UI a katalógom všetkých polí.

ABRA Flexi však nie je podmienkou. Implementujeme aj iné účtovné a ekonomické systémy. Rozhoduje, či majú API alebo aspoň dátové rozhranie, napríklad import a export cez XML.

Softvér už máte? Upravíme ho

Ak váš súčasný program tieto podmienky spĺňa, netreba ho meniť. Upravíme jeho nastavenie tak, aby na ňom mohla stáť automatizácia: zjednotíme číselníky (strediská, zákazky, činnosti), predkontácie, typy dokladov a číselné rady a nastavíme používateľa pre prepojenia aj prístupové práva. Ak ich nespĺňa, porovnáme, koľko by stál prechod a koľko vás stojí ručná práca. Potom vám pomôžeme s výberom aj prechodom na nový softvér.

2. krok: Doklado – doklady bez papiera a prepisovania

Druhým krokom je Doklado – online aplikácia na spracovanie účtovných dokladov. Prichádzajú do nej všetky prijaté doklady: bločky, faktúry, e-faktúry aj pohyby z banky. Do účtovníctva odtiaľ idú už skontrolované a pripravené na zaúčtovanie.

Bločky z mobilu

V mobilnej aplikácii Doklado naskenujete QR kód z bločku a aplikácia si údaje načíta sama. Bločky bez QR kódu – parkovné, tankovanie či nákupy v zahraničí – stačí odfotiť. Bloček je v systéme hneď pri pokladni, nestratí sa a nevybledne. Zamestnanci cez aplikáciu nahrávajú aj svoje pracovné výdavky na vyúčtovanie. Žiadne bločky v krabici od topánok.

Vyťažovanie faktúr

Faktúry v PDF do Doklado pretiahnete myšou, pošlete e-mailom alebo odfotíte mobilom. Doklado rozpozná typ dokladu a vyťaží z neho údaje – dodávateľa, sumy, DPH, dátumy či variabilný symbol. Výrobca uvádza presnosť 95 – 100 %. Človek údaje už len skontroluje, neprepisuje ich. Doklady ostávajú v digitálnom archíve, kde ich kedykoľvek nájde firma, účtovník aj audítor.

Prepojenie s bankou a automatický prenos výpisov

Doklado sa pripojí k firemným účtom v bankách na Slovensku aj v Česku – napríklad v Tatra banke, Slovenskej sporiteľni, VÚB, ČSOB, Fio banke či UniCredit Bank. Pohyby na účte sa do Doklado načítavajú automaticky a výpisy sa prenášajú ďalej do účtovného softvéru. Nikto ich nesťahuje ani neposiela účtovníkovi. Prijaté faktúry sa dajú zaplatiť hromadne – v Tatra banke priamo z aplikácie, v ostatných bankách cez vygenerovaný platobný príkaz.

Párovanie faktúr a platieb

Pohyby na účte sa automaticky spárujú s dokladmi. Hneď vidíte, ktoré faktúry sú uhradené, a – rovnako dôležité – ku ktorým platbám z účtu chýba doklad. Naháňanie bločkov k platbám kartou na konci mesiaca odpadá.

E-faktúra

Doklado je registrovaný digitálny poštár. Od 1. 1. 2027 budú e-faktúry od dodávateľov prichádzať priamo doň sieťou Peppol – ako štruktúrované dáta, bez PDF a bez vyťažovania. Čo e-faktúra znamená pre vašu firmu a ako ju prepojiť s ABRA Flexi, sme podrobne opísali v článku E-faktúra od 1. 1. 2027: ako prepojiť ABRA Flexi s digitálnym poštárom.

3. krok: Automatizácia – prepojenia, pravidlá a schvaľovanie

Keď sú doklady digitálne, môžu medzi systémami tiecť samy. Tretí krok má tri časti: prepojiť systémy, nastaviť automatizačné pravidlá a zaviesť schvaľovanie dokladov.

Prepojenie Doklado s účtovným softvérom

Doklado má hotové prepojenia na ABRA Flexi aj ďalšie programy, napríklad Pohodu, Omegu, Money S3, MRP či Helios. Do účtovníctva prenáša doklady s PDF prílohami a bankové výpisy. Opačným smerom si načíta číselníky, takže doklady sa v Doklado pripravujú presne podľa vášho účtovníctva. Prepojenie nastavíme a zladíme s nastavením softvéru z prvého kroku. Kde hotové prepojenie nestačí, doprogramujeme ho cez API.

Vydané faktúry z ABRA Flexi do Doklado – napríklad na odosielanie e-faktúr – bude prenášať vlastná aplikácia, na ktorej práve pracujeme.

E-shop, sklad, ERP a ďalšie aplikácie

Účtovníctvo nie je ostrov. Objednávky a platby z e-shopu, pohyby tovaru zo skladového systému (WMS), zákazky z ERP či CRM, fakturácia z vlastnej aplikácie – všetko sa dá preniesť do účtovníctva automaticky, ak systémy majú API. Ako vyzerá také prepojenie v praxi, ukazujeme v článku E-shop, ABRA Flexi a Lokia WMS: automatizovaný proces od objednávky po doručenie.

Automatizačné pravidlá

Prepojenie prenáša dáta, pravidlá rozhodujú, čo sa s nimi stane. Časť pravidiel sa nastavuje priamo v Doklado – napríklad aká predkontácia, číselný rad, stredisko, zákazka, činnosť či projekt sa priradí dokladom od konkrétneho dodávateľa. Ďalšie pridáme do prepojení medzi systémami. Niekoľko príkladov:

Raz nastavené pravidlo sa použije na každý ďalší doklad. Výnimky, ktoré žiadne pravidlo nepokryje, ostávajú človeku – alebo ich pomôže vyriešiť AI (4. krok).

Schvaľovací proces pre doklady

Kto môže schváliť faktúru za 5 000 €? A kto za 50 €? Bez jasného procesu sa faktúry strácajú v e-mailoch alebo sa platia bez kontroly. Schvaľovanie preto nastavíme tak, aby kopírovalo zodpovednosť vo firme:

• podľa sumy, strediska, projektu či dodávateľa – každý doklad ide automaticky správnemu človeku,
• viacúrovňovo – napríklad vedúci oddelenia a nad stanovený limit aj konateľ,
• online – bez papiera a podpisov, s náhľadom dokladu,
• so záznamom – vždy je dohľadateľné, kto a kedy doklad schválil,
• pred zaúčtovaním a úhradou – do účtovníctva a na úhradu ide len schválený doklad.

Doklado viacúrovňové schvaľovanie podporuje. Ak váš proces potrebuje viac, schvaľovanie postavíme v účtovnom softvéri alebo vo vlastnej aplikácii.

4. krok: AI preberie rutinné úlohy

Pravidlá zvládnu všetko, čo sa dá popísať vopred. V účtovníctve je však veľa úloh, ktoré sa opakujú, no zakaždým trochu inak: platba bez variabilného symbolu, faktúra od nového dodávateľa, e-mail s otázkou k úhrade. Na tie je umelá inteligencia. Nasadzujeme ju tam, kde ušetrí najviac času:

Kde je postup jasný, môže úlohu dotiahnuť do konca AI agent. Napríklad si e-mailom vyžiada od dodávateľa chýbajúcu faktúru a keď príde, pošle ju na spracovanie.

5. krok: Reporting – čísla vtedy, keď ich potrebujete

Keď doklady, banka a ďalšie systémy tečú do účtovníctva priebežne, nemusíte na výsledky čakať do uzávierky. Posledným krokom je reporting, ktorý ukáže aktuálne čísla v počítači aj v mobile:

• výhľad peňazí na účte na týždne dopredu (cashflow),
• pohľadávky a záväzky podľa splatnosti, najväčší dlžníci,
• náklady a výnosy podľa stredísk, zákaziek a projektov,
• rozpočet verzus skutočnosť,
• marža podľa produktov a predajných kanálov – s dátami z e-shopu a skladu,
• odhad DPH na najbližšie obdobie.

Reporting môže ísť dvoma cestami:

S Qlik Sense máme skúsenosti z praxe – od napojenia zdrojov dát cez dátový model až po hotové prehľady. Pracujeme aj s Power BI. Ako ho napojiť na ABRA Flexi, ukazujeme v článku o cashflow reporte z ABRA Flexi.

Ako to funguje spolu: cesta jednej faktúry

Takto prejde firmou prijatá faktúra, keď sú všetky kroky zavedené. Pri každom kroku je vyznačené, kde sa odohráva.

1. Faktúra prichádza

   Doklado

   Dodávateľ pošle e-faktúru sieťou Peppol priamo do Doklado. Ak ešte posiela PDF, príde e-mailom. Papierovú faktúru niekto odfotí mobilom.

2. Vyťaženie a kontrola

   DokladoAI

   Údaje sa načítajú samy. AI skontroluje, či faktúra nie je duplicitná a či sedí bankový účet dodávateľa aj sadzba DPH.

3. Predkontácia

   DokladoAI

   Pravidlo pre dodávateľa doplní predkontáciu, stredisko a zákazku. Pri novom dodávateľovi ich navrhne AI podľa podobných dokladov.

4. Schválenie

   Schvaľovateľ

   Faktúra príde na schválenie vedúcemu strediska, nad limit aj konateľovi. Schvaľujú online, bez papiera.

5. Zaúčtovanie

   Účtovný softvér

   Schválená faktúra prejde do účtovníctva aj s PDF a odkazom do archívu. Účtovník ju neprepisuje, len skontroluje.

6. Úhrada a párovanie

   BankaDoklado

   Pred splatnosťou sa faktúra zaradí do hromadného príkazu na úhradu. Odchádzajúca platba sa sama spáruje s faktúrou.

7. Reporting

   Reporting

   Náklad je hneď v reporte na správnom stredisku a zákazke a záväzok zmizne z prehľadu splatností.

Človek do procesu vstupuje len tam, kde je potrebný: schvaľuje, kontroluje výnimky a rozhoduje.

Čo sa v praxi zmení

Ľudia sa tak venujú tomu, čo automatizovať nejde: rozhodovaniu, výnimkám a poradenstvu.

Ako začať

1. Úvodná konzultácia zdarma – prejdeme, ako dnes doklady prechádzajú firmou, aký softvér používate a kde sa stráca najviac času.
2. Analýza a návrh – navrhneme cieľový stav, poradie krokov a odhadneme prínos aj náklady.
3. Softvér a Doklado – vyberieme alebo upravíme účtovný softvér, nastavíme Doklado, banku a e-faktúru.
4. Automatizácia a AI – prepojíme systémy, nastavíme pravidlá, schvaľovanie a AI na rutinné úlohy.
5. Reporting – pripravíme prehľady na mieru alebo v Qlik Sense.
6. Zaškolenie a podpora – zaškolíme firmu aj účtovníka a pravidlá ďalej dolaďujeme podľa praxe.

Zavádzať sa dá aj postupne. Najčastejšie začíname Doklado a prepojením s bankou, lebo úsporu času na nich vidieť hneď. A keďže sa blíži povinná e-faktúra, teraz je na prvý krok vhodný čas.

Časté otázky

Chcete účtovníctvo v 21. storočí?

Prejdeme s vami všetkých päť krokov – od výberu alebo úpravy účtovného softvéru cez Doklado, automatizáciu a AI až po reporting. Špecializujeme sa na ABRA Flexi, implementujeme však aj iné systémy.

Na úvodnej konzultácii zdarma prejdeme, ako dnes spracúvate doklady, a ukážeme, kde ušetríte najviac času. Odpovieme do jedného pracovného dňa.

Napíšte nám Kontaktný formulár

alebo zavolajte na +421 907 425 897

ABRA Flexi, Doklado, Qlik Sense a Power BI sú produkty ich príslušných vlastníkov. NextVision Analytics nie je ich výrobcom; zabezpečujeme ich implementáciu, prepojenie a automatizáciu procesov. Funkcie Doklado uvádzame podľa webu výrobcu k 1. 10. 2026.

← Späť na blog