V skratke
- Pre koho: malé a stredné firmy s e-shopom a vlastným alebo externým skladom.
- Architektúra: e-shop (Shopify, Shoptet alebo vlastný) → ABRA Flexi ako účtovníctvo → Lokia WMS ako skladový systém.
- Automaticky: prenos objednávok, rezervácia tovaru, pokyn na expedíciu, faktúry, notifikácie zákazníkom, označovanie objednávok, stav skladu v e-shope, vrátenia a dobropisy.
- Navyše: reporting v Power BI – tržby, sklad, expedícia a vrátenia v jednom prehľade.
- Z praxe: riešenie vychádza z prepojenia, ktoré denne spracúva objednávky e-shopov vo viacerých krajinách a skladoch.
Tri systémy, jeden proces
E-shop so skladom má takmer vždy tri systémy: e-shop, v ktorom zákazník nakupuje, účtovníctvo, v ktorom vznikajú faktúry a eviduje sa tovar, a sklad, kde sa tovar vychystáva a balí. Každý robí svoju prácu dobre. Problém vzniká medzi nimi:
- objednávky sa do účtovníctva prepisujú alebo importujú ručne,
- sklad sa dozvie o objednávke neskoro, alebo expeduje niečo, čo ešte nie je zaplatené,
- e-shop ukazuje tovar „skladom“, hoci je už rezervovaný pre inú objednávku,
- zákazník volá, kde je jeho balík, a obsluha hľadá odpoveď v troch systémoch,
- vrátený tovar sa rieši v tabuľke a dobropis vznikne o týždeň neskôr,
- majiteľ nevidí na jednom mieste, koľko predal, čo leží na sklade a koľko sa vracia.
Každý z týchto krokov stojí čas a pri stovkách objednávok mesačne aj chyby, ktoré zákazník vidí. Riešením nie je ďalší systém, ale prepojenie tých, ktoré už máte, do jedného automatizovaného procesu.
Architektúra: e-shop, účtovníctvo a sklad
Každý systém má v riešení jasnú úlohu a je „zdrojom pravdy“ pre svoju časť dát. Informácie medzi nimi tečú automaticky – nikto ich neprepisuje.
- objednávky a zákazníci
- platby online
- produkty, ceny, dostupnosť
- objednávky, rezervácie
- faktúry, dobropisy, DPH
- platby a párovanie úhrad
- fyzický stav skladu
- vychystanie, balenie, expedícia
- príjem tovaru a vratiek
ABRA Flexi je v strede zámerne. Účtovníctvo tak obsahuje každú objednávku, faktúru aj pohyb tovaru bez toho, aby sa čokoľvek dopĺňalo dodatočne – a účtovníčka pracuje s tými istými dátami ako sklad a obchod.
Od objednávky po doručenie krok za krokom
Takto vyzerá cesta objednávky, keď sú systémy prepojené. Pri každom kroku je vyznačené, kde sa odohráva.
-
Objednávka
E-shop
Zákazník objedná v e-shope na Shopify, Shoptete alebo vo vlastnom riešení. Do toho istého procesu vstupujú aj objednávky, ktoré zadajú obchodníci, či hromadné objednávky od veľkoodberateľov. Objednávka sa automaticky zaradí – napríklad B2C, B2B alebo podozrivá objednávka na kontrolu.
-
Objednávka a zákazník v ABRA Flexi
ABRA Flexi
Objednávka sa sama zapíše do ABRA Flexi. Nový zákazník sa založí v adresári, tovar sa zarezervuje, aby ho e-shop neponúkol dvakrát. Objednávka dostane štítky, podľa ktorých každý vidí, v akom je stave.
-
Pokyn na expedíciu
ABRA FlexiLokia WMS
Keď objednávka spĺňa podmienky – je zaplatená alebo ide na dobierku, tovar je na sklade, dátum doručenia sedí –, odovzdá sa skladu. Ak časť tovaru chýba, objednávka sa môže rozdeliť na to, čo je skladom, a na zvyšok. Súrne objednávky dostanú prioritu.
-
Vychystanie, balenie a odoslanie
Lokia WMS
Sklad vychystá a zabalí tovar a odovzdá zásielku dopravcovi (napr. GLS, DPD či Packeta). Stav sa priebežne vracia späť: „vychystáva sa“, „zabalené a odoslané“ aj číslo zásielky. Obsluha e-shopu tak nemusí sklad kontaktovať.
-
Faktúra
ABRA Flexi
Po expedícii vznikne faktúra automaticky – so správnym typom dokladu, sadzbami DPH a väzbou na objednávku. Firmám od roku 2027 odchádza ako e-faktúra cez digitálneho poštára.
-
Notifikácie zákazníkovi
Zákazník
Zákazník dostáva správy v správnej chvíli: potvrdenie objednávky, informáciu o odoslaní s číslom zásielky a odkazom na sledovanie, faktúru v PDF a potvrdenie o doručení. Pri dlhšie nedostupnom tovare môže prísť upozornenie „tovar je opäť skladom“, pri dôležitých zmenách aj SMS.
-
Doručenie a platba
ZákazníkABRA Flexi
Doručenie zásielky sa sleduje automaticky a objednávka sa po doručení sama označí. Platby kartou aj bankové prevody sa spárujú s faktúrami a stav „zaplatené“ sa premietne späť do e-shopu. Neuhradené faktúry po splatnosti dostanú pripomienku.
-
Vrátenie a reklamácia
Lokia WMSABRA FlexiZákazník
Vrátený tovar sklad naskenuje a zaznamená jeho stav. V účtovníctve vznikne príjemka prepojená s pôvodnou objednávkou a dobropis, zákazník dostane informáciu. Pri reklamácii sa môže automaticky vytvoriť náhradná objednávka, ktorá prejde celým procesom znova.
Stav skladu sa premieta do e-shopu – dostupné množstvo zo skladu mínus rezervácie a bezpečnostná rezerva, sady a komplety sa dopočítajú z jednotlivých kusov. Rovnaké údaje môžu ísť aj do produktových feedov porovnávačov a reklám. Keď na sklad príde nový tovar, príjem sa zapíše do účtovníctva a obchod dostane upozornenie, že tovar je naskladnený. Produkty a ceny sa udržiavajú na jednom mieste a do ostatných systémov sa prenášajú samy.
Pravidlá, ktoré si nastavíte sami
Každá firma má iný proces: niekto expeduje až po zaplatení, iný posiela firemným zákazníkom tovar na faktúru, ďalší drží predobjednávky až do dátumu uvedenia novinky. Preto proces neriadi pevne naprogramovaný postup, ale pravidlá, ktoré si obsluha nastaví bez programátora:
| Keď platí… | …tak sa stane |
|---|---|
| objednávka je zaplatená a tovar je skladom | odovzdať skladu na expedíciu |
| časť tovaru chýba | rozdeliť objednávku a expedovať, čo je skladom |
| zásielka je zabalená a odoslaná | vystaviť faktúru a poslať ju zákazníkovi e-mailom |
| objednávka je od firmy alebo veľkoodberateľa | iná šablóna e-mailu a iný typ faktúry |
| zásielka bola doručená | označiť objednávku ako vybavenú |
| faktúra je po splatnosti | poslať pripomienku |
Pravidlá bežia v nastavenom rytme – napríklad každých 5 minút alebo raz denne v určený čas – a dajú sa najprv vyskúšať na nečisto s výsledkom poslaným e-mailom. Každá objednávka nesie v ABRA Flexi štítky (napr. expedovať, vychystáva sa, expedované, vrátenie), takže jej stav vidí obchod, sklad aj účtovníctvo bez toho, aby si ho museli navzájom oznamovať.
Čo sa v praxi zmení
| Úloha | Bez prepojenia | S prepojením |
|---|---|---|
| Objednávka do účtovníctva | prepis alebo import | automaticky, vrátane zákazníka a rezervácie |
| Pokyn pre sklad | e-mail, tabuľka, telefón | automaticky podľa pravidiel |
| Stav objednávky | zisťuje sa v troch systémoch | štítky a stav v e-shope aj v ABRA Flexi |
| Faktúra | ručne po expedícii | automaticky po odoslaní, e-mailom zákazníkovi |
| Informácia o zásielke | na požiadanie zákazníka | automaticky s odkazom na sledovanie |
| Dostupnosť v e-shope | ručná úprava alebo denný import | priebežne zo skladu mínus rezervácie |
| Vrátenie tovaru | tabuľka a ručný dobropis | sken na sklade, príjemka a dobropis v účtovníctve |
| Prehľad o výsledkoch | exporty a Excel | Power BI s aktuálnymi dátami |
Ľudia sa tak venujú tomu, čo automatizovať nejde: zákazníkom, nákupu tovaru a výnimkám.
Keď niečo nevyjde
Automatizácia je dobrá len vtedy, keď sa na ňu dá spoľahnúť aj v zlý deň. Preto má riešenie zabudované poistky:
- Nič sa nestratí. Ak je niektorý systém chvíľu nedostupný, prenos sa automaticky zopakuje.
- Výnimky vidí človek. Chyby, ktoré potrebujú rozhodnutie – napríklad produkt chýba v cenníku alebo je uzavreté účtovné obdobie –, sa zobrazia v prehľade a príde upozornenie e-mailom.
- Kontroly na pozadí hľadajú nezvyčajné situácie: duplicitné faktúry, objednávky zaplatené aj stornované zároveň, nízky stav skladu či pravidlo, ktoré sa točí v kruhu.
- Všetko je zaznamenané. Pri každej objednávke sa dá dohľadať, čo sa s ňou stalo, kedy a prečo.
Riešenie zvláda aj viac krajín, mien a skladov. Prepojenie, z ktorého vychádzame, pracuje s e-shopmi v troch krajinách, tromi menami a štyrmi skladmi – každá krajina s vlastnými typmi dokladov, dopravcami a platobnými bránami.
Reporting v Power BI
Keď dáta z e-shopu, účtovníctva a skladu tečú na jedno miesto, dá sa nad nimi postaviť reporting, ktorý majiteľ otvorí ráno v mobile:
- tržby a marža podľa kanála, krajiny, kategórie či produktu,
- stav a hodnota skladu, obrátkovosť a tovar, ktorý sa nehýbe,
- rýchlosť vybavenia – od objednávky po expedíciu a doručenie,
- vrátenia a reklamácie podľa produktu a dôvodu,
- neuhradené faktúry a výhľad peňazí na účte.
Report sa v službe Power BI obnovuje automaticky a dá sa zdieľať so spoločníkom, vedúcim skladu či účtovníčkou. Ako vyzerá napojenie Power BI na ABRA Flexi v praxi, ukazujeme v článku o cashflow reporte z ABRA Flexi.
Ako prebieha implementácia
- Analýza – prejdeme váš proces od objednávky po vrátenie, systémy, ktoré používate, a miesta, kde dnes stráca čas.
- Návrh – dohodneme, ktorý systém je zdrojom pravdy pre ktoré dáta, aké štítky, pravidlá a notifikácie budete používať.
- Prepojenie – napojíme e-shop, ABRA Flexi a Lokia WMS a nastavíme pravidlá a šablóny správ.
- Testovanie – celý proces vrátane vrátenia vyskúšame na skúšobných dátach, nie na ostrých objednávkach.
- Spustenie – prechod naplánujeme mimo sezóny, prvé dni sledujeme každú objednávku.
- Podpora a rozvoj – dopĺňame pravidlá, reporting v Power BI či ďalšie krajiny a sklady.
Zavádzať sa dá aj postupne – najprv objednávky a faktúry, potom sklad, notifikácie a reporting. Ako presne systémy prepájame a čo to znamená pre váš e-shop, vám ukážeme na konzultácii.
Pripravili sme aj verejnú dokumentáciu ABRA Flexi REST API – so Swagger UI, katalógom všetkých evidencií a polí a príkladmi zápisu objednávok, faktúr či skladových pohybov.
Časté otázky
Musíme kvôli prepojeniu meniť e-shop?
Nie. Prepájame e-shopy na Shopify a Shoptete aj vlastné (custom) e-shopy. E-shop ostáva, ako ho zákazníci poznajú – mení sa to, čo sa deje po odoslaní objednávky.
Funguje to aj s iným skladovým systémom ako Lokia WMS?
Princíp procesu je rovnaký pre akýkoľvek sklad – vlastný, externý fulfillment aj iný WMS. Či a ako sa dá napojiť váš konkrétny systém, posúdime na úvodnej konzultácii.
Dá sa riešenie zavádzať postupne?
Áno a často to odporúčame. Napríklad najprv prenos objednávok a faktúry, potom napojenie skladu, notifikácie zákazníkom a nakoniec reporting v Power BI.
Čo sa stane, keď prenos medzi systémami zlyhá?
Nič sa nestratí. Dočasné výpadky sa opakujú automaticky, chyby, ktoré potrebujú rozhodnutie človeka (napr. chýbajúci produkt v cenníku), sa zobrazia v prehľade a príde upozornenie e-mailom.
Zvládne riešenie viac krajín, mien a skladov?
Áno. Riešenie, z ktorého vychádzame, pracuje s e-shopmi v troch krajinách, tromi menami a štyrmi skladmi, pričom každá krajina má vlastné typy dokladov.
Potrebujeme na reporting licenciu Power BI?
Power BI Desktop je zadarmo. Ak chcete report zdieľať s kolegami a nechať ho obnovovať automaticky v službe Power BI, potrebujete licencie Power BI Pro.
Chcete e-shop, účtovníctvo a sklad v jednom procese?
Implementujeme celú architektúru – od prijatia objednávky cez expedíciu a doručenie až po vrátenie tovaru a reporting v Power BI. Pre e-shopy na Shopify, Shoptete aj vlastné riešenia s ABRA Flexi a Lokia WMS.
Na úvodnej konzultácii zdarma prejdeme váš proces a ukážeme, ako by prepojenie fungovalo u vás. Odpovieme do jedného pracovného dňa.
Napíšte nám Kontaktný formuláralebo zavolajte na +421 907 425 897
Shopify, Shoptet, ABRA Flexi, Lokia WMS a Power BI sú produkty ich príslušných vlastníkov. NextVision Analytics nie je ich výrobcom; zabezpečujeme ich prepojenie a automatizáciu procesov.